Ces dépenses ou recettes, payées en espèces sur la caisse, doivent être enregistrées via le menu “Saisie=> Dépense ou recette” en précisant bien dans le champ “banque” que c’est le compte “caisse” qui est utilisé.

Il faut donc au préalable avoir créé un compte « caisse » dans le paramétrage des Banques (via le menu « personnalisation => Banque »).

Le compte caisse sera traité comme un compte bancaire.
Vous pourrez ainsi :
– Enregistrer des dépenses et recettes sur le compte caisse,
– En suivre le solde via le menu “Suivi bancaire => suivi du Compte”,
– Réaliser des virements entre la caisse et le compte courant par exemple pour alimenter des fonds de caisse (Voir question N°2)

Les charges et produits constatés d’avance (PCA et CCA) sont les dépenses et les recettes payées sur un exercice N, mais qui concernent les activités de l’année N+1. Donc le (la) trésorier(e) souhaite qu’elles soient intégrées au compte de résultat de l’exercice N+1.
Exemple : Je paie mon assurance en fin d’année N mais ce règlement concerne l’exercice N+1.

Il y a deux cas de figure :
Soit vous venez d’ouvrir le compte BasiCompta® de votre association en début d’année N. Dans ce cas les PCA et CCA de N-1 sont à paramétrer à partir du menu “Personnalisation => Paramétrage”.

Soit vous utilisez BasiCompta® depuis l’année N et les PCA et CCA perçus en année N concerne l’exercice N+1. Dans ce cas vous devez suivre l’explication suivante :

Il faut saisir la pièce concernée sur l’exercice dans lequel l’utilisateur souhaite affecter le montant. Par exemple pour une subvention touchée par anticipation en année N, la recette sera saisie sur l’exercice N+1, mais en y précisant la vraie date de rapprochement bancaire (sur l’année N) :

1. Changer d’exercice comptable à partir du menu « exercice comptable » et cliquer sur la flèche de droite pour vous rendre sur l’exercice N+1.
2. Saisissez la recette ou la dépense à partir du menu « saisie => Recette ou dépense » :
3. En précisant une date de saisie correspondant à l’exercice N+1
4. En utilisant le libellé correspondant à la nature de la recette ou de la dépense (Ex : subvention commune, …)
5. En précisant la vraie date de rapprochement bancaire (sur N-1)
   

En faisant cela :

• La pièce sera affectée au bon compte de résultat (N+1),
• Les suivis de comptes bancaires seront également justes (sur l’année N),
• La pièce ira automatiquement dans les produits ou charges constatés d’avance dans le bilan de l’année N.

Qu’est que le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire consiste à affecter, à chaque pièce enregistrée sur BasiCompta®, la date à laquelle la pièce a réellement été débitée ou créditée sur vos comptes bancaires.
Puis ensuite vérifier chaque mois que le solde du compte bancaire coïncide entre BasiCompta® et le relevé de compte bancaire.
Sans ces deux étapes de rapprochement bancaire et suivi de compte, il est impossible de savoir si votre comptabilité est juste.

Cette étape de rapprochement bancaire est indispensable. Elle permettra de détecter les erreurs puis démontrer la pertinence des résultats. Cela permettra également de protéger le (la ) trésorier(ère) de contestations éventuelles.

Mon rapprochement bancaire n’est pas bon, comment trouver d’où vient l’erreur ?

Si les suivis de comptes bancaires sur BasiCompta® ne sont pas identiques à ceux des relevés de comptes bancaires, il faut donc trouver d’où vient l’écart (erreur de montant sur une saisie de pièce, erreur de date de rapprochement bancaire, oubli d’une pièce, doublon de pièces, …).
Si les soldes des suivis de comptes ne tombent pas juste, il faut trouver la ou les pièces qui causent cet écart.
Pour cela :
Via le menu « Suivi Bancaire => Suivi du compte » déterminer à partir de quelle date l’écart se produit (en sélectionnant le compte et la période concernés, BasiCompta® vous affiche les soldes de début et fin de période, ainsi que les soldes ligne par ligne, qui doivent être identiques à ceux des relevés de comptes).

1. Sortir un suivi de compte sur l’année complète et regarder si le solde de début d’année est bon.
2. Si le solde de début d’année est bon, cela signifie que l’erreur s’est produite sur l’année. Il faut donc sortir un suivi de compte sur le dernier mois de l’année pour voir si le solde d’entrée de mois correspond à celui du relevé.
3. Si le solde d’entrée de mois est bon c’est que l’erreur s’est produite sur ce dernier mois.
4. Si le solde d’entrée de mois n’est pas bon (ne correspond pas à celui du relevé de compte bancaire), il faut sortir le suivi de compte du mois précédent pour voir si il est bon. Ainsi de suite en remontant dans l’année, pour détecter sur quel mois se trouve l’erreur.
5. Une fois le mois trouvé, il faut comparer les mouvements du relevé de compte bancaire avec ceux du suivi de compte de BasiCompta®. À partir de là l’erreur devrait être facile à trouver.

Notre conseil :

Il est préférable de dissocier la saisie des pièces (leur enregistrement sur BasiCompta®) et le rapprochement bancaire. Cette seconde étape permet de vérifier la pertinence de la première.