Les charges et produits constatés d’avance (PCA et CCA) sont les dépenses et les recettes payées sur un exercice N, mais qui concernent les activités de l’année N+1. Donc le (la) trésorier(e) souhaite qu’elles soient intégrées au compte de résultat de l’exercice N+1.
Exemple : Je paie mon assurance en fin d’année N mais ce règlement concerne l’exercice N+1.

Il y a deux cas de figure :
Soit vous venez d’ouvrir le compte BasiCompta® de votre association en début d’année N. Dans ce cas les PCA et CCA de N-1 sont à paramétrer à partir du menu “Personnalisation => Paramétrage”.

Soit vous utilisez BasiCompta® depuis l’année N et les PCA et CCA perçus en année N concerne l’exercice N+1. Dans ce cas vous devez suivre l’explication suivante :

Il faut saisir la pièce concernée sur l’exercice dans lequel l’utilisateur souhaite affecter le montant. Par exemple pour une subvention touchée par anticipation en année N, la recette sera saisie sur l’exercice N+1, mais en y précisant la vraie date de rapprochement bancaire (sur l’année N) :

1. Changer d’exercice comptable à partir du menu « exercice comptable » et cliquer sur la flèche de droite pour vous rendre sur l’exercice N+1.
2. Saisissez la recette ou la dépense à partir du menu « saisie => Recette ou dépense » :
3. En précisant une date de saisie correspondant à l’exercice N+1
4. En utilisant le libellé correspondant à la nature de la recette ou de la dépense (Ex : subvention commune, …)
5. En précisant la vraie date de rapprochement bancaire (sur N-1)
   

En faisant cela :

• La pièce sera affectée au bon compte de résultat (N+1),
• Les suivis de comptes bancaires seront également justes (sur l’année N),
• La pièce ira automatiquement dans les produits ou charges constatés d’avance dans le bilan de l’année N.

Une comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer en comptabilité uniquement les dépenses et recettes qui apparaissent sur les relevés de comptes bancaires.
C’est une démarche plus simple mais qui a ses limites car si l’association est amenée à payer des factures par chèque et que certains de ces chèques sont débités tardivement sur l’exercice N+1, ces dépenses ne seront pas comptabilisées sur l’exercice N sur lequel elles auraient du l’être.
L’association se retrouve donc avec une comptabilité qui ne correspond pas à l’activité réellement réalisée sur l’année.

BasiCompta® permet de réaliser une comptabilité d’engagement simplifiée.
C’est à dire que vous allez pouvoir enregistrer en comptabilité les factures (recettes et dépenses) même si elles ne sont pas réglées. Puis lorsqu’elles seront réglées (c’est à dire qu’elles apparaîtront sur vos relevés de comptes bancaires), vous leur affecterez la date de débit ou crédit (le jour précis figurant sur le relevé) sur BasiCompta® (via le menu “Suivi Bancaire => Rapprochement”).
Cela vous permettra de comptabiliser dans le compte de résultat l’ensemble des dépenses et recettes, qu’elles soient réglées ou non.

Votre Bilan (menu “visualisation => Bilan”) fera apparaître les dépenses non réglées sur l’exercice dans les “dettes” et les recettes non réglées sur l’exercice dans les “créances”. Ce qui signifie qu’elles sont comptabilisées en comptabilité mais en attente de règlement.

Non ce n’est pas normal. Votre bilan doit toujours être équilibré (entre l’actif et le passif).

Si vous constatez un déséquilibre, c’est qu’une erreur s’est glissée dans votre comptabilité.
Veuillez vous rapprocher de votre référent BasiCompta® afin qu’il sollicite l’équipe de développement BasiCompta® qui vous aidera à en trouver la cause.

Souvent les déséquilibres des bilans sont liés à des erreurs de virements entre les comptes internes de l’association.